Novas regras de processamento, comunicação e conservação de faturas e documentos fiscalmente relevantes

O Decreto-lei nº 28/2019, de 15 de Fevereiro veio alterar e redefinir:

  • As obrigações relativas ao processamento de facturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
  • As obrigações de conservação de livros, registos e respectivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

Nova data de envio do SAF-T
A comunicação do ficheiro SAF-T passa a ser feita até ao dia 15 de cada mês (desde 2017 que a data limite era o dia 20), a iniciar em 15 de Março com a facturação de Fevereiro.
O envio do SAF-T é um dos 3 métodos de comunicação (manual, SAF-T, automático) da facturação permitidos pela Autoridade Tributária.

Factura electrónica e código QR
O plano fiscal “e-factura 2.0” para 2019 delega aos comerciantes a escolha da não emissão de facturas em formato papel. Para tal, os empresários que desejem adoptar a nova medida devem ter o software preparado para comunicar as facturas em tempo real à AT.
O “fim” da factura em papel será apenas para aqueles que exerçam essa opção.

Inclusão de um QR Code nas facturas
Este tipo de código permite que os consumidores submetam as suas facturas directamente à plataforma e-factura sem que seja necessário referir o número de contribuinte ao comerciante. Esta medida entra em vigor mais tarde, na segunda metade de 2019, dado que exige alterações informáticas nos softwares de facturação. (Carece de regulamentação)

Processamento de facturas
Os sujeitos passivos devem assegurar que as facturas e demais documentos fiscalmente relevantes sejam processados por uma das seguintes formas:
a) Programas informáticos de facturação, incluindo aplicações de facturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
b) Outros meios electrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais electrónicos ou balanças electrónicas;
c) Documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.

Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e outros sujeitos passivos cuja obrigação de emissão de factura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação interna nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos que tenham sido objecto de prévia certificação pela AT, sempre que:
a) Tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a € 50 000;
(Durante o ano de 2019, o montante é de € 75 000).
b) Utilizem programas informáticos de facturação;
c) Sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

Em caso de inoperacionalidade do programa de facturação, os sujeitos passivos devem emitir facturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o programa de facturação.

Impressão de facturas
Os sujeitos passivos estão dispensados da impressão das facturas em papel ou da sua transmissão por via electrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, excepto se este o solicitar, quando se verifiquem cumulativamente as seguintes condições:
a) As facturas contenham o número de identificação fiscal do adquirente;
b) As facturas sejam processadas através de programa informático certificado; e
c) Os sujeitos passivos optem pela transmissão electrónica dos elementos das facturas à AT em tempo real.

Emissão de recibos para efeitos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares
O disposto no presente decreto-lei não prejudica a obrigação de emissão de recibo, nos termos do Código do IRS, por parte dos titulares de rendimentos da categoria B.
Conservação de livros, registos e documentos de suporte

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservarem boa ordem todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, sem prejuízo do disposto no número seguinte.

Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.

Informação relativa aos estabelecimentos
Os sujeitos passivos devem comunicar à AT por via electrónica, no Portal da Finanças:
a) A identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas facturas e demais documentos fiscalmente relevantes;
b) A identificação dos equipamentos utilizados para processamento de facturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
c) O número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável;
d) A identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ou instalaram as soluções de facturação.

Alguma questão, estamos ao dispor, tentaremos esclarecer o melhor possível.

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